Projektové řízení ve Freelance Core:
jak propojujeme klienta, tým a výsledky
Projektové řízení není jen o hlídání úkolů, termínů a tabulek. Jeho hlavním smyslem je zajistit, aby správní lidé měli ve správný čas potřebné informace a aby všechny části spolupráce směřovaly ke stejnému cíli.
Každý specialista zná do hloubky svou oblast. Někdo řeší reklamní kampaně, jiný analytiku, web, obsah, grafiku, produkci, sociální sítě, PR nebo brandovou strategii. Projektový manažer naopak drží celkový kontext. Propojuje jednotlivé odbornosti, koordinuje spolupráci a vytváří podmínky, aby tým mohl svou práci odvést správně.
Projektové řízení začíná pochopením cíle
Na začátku spolupráce potřebujeme pochopit, čeho chce klient skutečně dosáhnout. Nestačí vědět, že potřebuje nový web, více kontaktů, výkonnější kampaně, větší mediální zásah nebo aktivnější komunikaci na sociálních sítích.
Potřebujeme si společně vyjasnit:
- hlavní obchodní nebo komunikační cíl,
- priority projektu,
- očekávané výsledky,
- způsob, jakým budeme úspěch vyhodnocovat.
Teprve potom můžeme navrhnout konkrétní postup, zapojit správné specialisty a rozdělit odpovědnosti.
Jinak se řídí tvorba webu, jinak pravidelná správa PPC kampaní, PR a média, uživatelský výzkum, produkce, správa sociálních sítí nebo brand building.
Způsob řízení proto vždy přizpůsobujeme konkrétnímu projektu. Společný základ ale zůstává stejný: jasný cíl, dostupné podklady, správně zapojení lidé, rozdělené kompetence, termíny, kontrolní body a způsob vyhodnocení.
Projektový manažer drží celkový kontext
U větších projektů se současně potkává práce několika specialistů. Každý se přirozeně soustředí především na svou část. Úkolem projektového manažera je hlídat, zda všichni vycházejí ze stejného zadání a zda jednotlivé kroky dávají smysl také v celkovém kontextu.
Reklamní kampaně například souvisejí s měřením, webem, formuláři, reportingem i následným zpracováním získaných kontaktů. Úprava webu může ovlivnit obsah, UX design, SEO, analytiku i výkon kampaní. U PR je zase potřeba propojit komunikační cíl, vhodné téma, podklady, schválení klienta a další komunikaci značky.
Jedno rozhodnutí proto může ovlivnit několik dalších částí projektu. Projektový manažer tyto souvislosti sleduje, upozorňuje na rizika a koordinuje další postup. Klient díky tomu nemusí každý detail řešit samostatně s grafikem, analytikem, vývojářem, PR specialistou nebo specialistou na kampaně.
Má jedno kontaktní místo a člověka, který drží přehled nad celou spoluprací.
Bez podkladů a jasných odpovědností se projekt neposune
Pro plynulý začátek spolupráce jsou zásadní správné podklady, přístupy a jasně rozdělené odpovědnosti.
Podle typu projektu můžeme potřebovat přístupy k webu, reklamním účtům, analytice, CRM, reportingu nebo firemním profilům. K tomu se přidávají databáze, produktové informace, kontakty, grafické materiály, texty, předchozí výsledky nebo mediální podklady.
Projektový manažer proto průběžně sleduje:
co už máme k dispozici,
které podklady stále chybějí,
kdo je má dodat,
kdo provede další krok,
kdo výsledný výstup schvaluje.
Stejně důležitá je průběžná komunikace. Patří sem zápisy z porad, pravidelné statusy, potvrzování rozhodnutí, evidence připomínek, změn a navazujících úkolů.
Projektový manažer převádí potřeby klienta do konkrétního zadání pro tým. Opačným směrem shrnuje odborné závěry specialistů tak, aby jim klient rozuměl a mohl se podle nich rozhodnout.
Tím se snižuje riziko, že odborníci pracují s odlišnou verzí zadání nebo že důležité rozhodnutí zůstane pouze v jednom e-mailu či chatu.
Klient je aktivní součástí spolupráce
Kvalitní projektové řízení se neobejde bez součinnosti klienta. Pro plynulý postup potřebujeme včasné dodání podkladů, zpětnou vazbu, schválení výstupů a rozhodnutí o otevřených otázkách. Čím rychleji se podaří potřebné informace získat, tím plynuleji mohou navazovat další úkoly.
Důležité je také určit, kdo má na straně klienta jaké kompetence. Jiný člověk může schvalovat rozpočet, jiný obsah, technické řešení nebo mediální komunikaci.
Jasné rozdělení odpovědností zrychluje rozhodování a pomáhá udržet konzistentní směr.
Klient by měl zároveň vědět, že změna zadání může ovlivnit další části projektu. Smyslem projektového řízení není změnám bránit. Jeho úkolem je včas popsat jejich dopad a společně rozhodnout, jak s nimi budeme pracovat.
Kontrola výstupů a práce se změnami
Každý výstup prochází kontrolou odpovídající jeho odbornosti. Projektový manažer nekontroluje práci za jednotlivé specialisty. Zajišťuje ale, aby kontrola skutečně proběhla, připomínky se zapracovaly a bylo jasné, kdy lze danou část považovat za dokončenou.
Současně pracuje s prioritami a změnami zadání. U každého nového požadavku je potřeba posoudit jeho dopad na:
U každého nového požadavku posuzujeme dopad na:
- rozsah práce,
- termíny,
- rozpočet,
- kapacity týmu,
- další rozpracované úkoly.
Ne každý požadavek, který se v danou chvíli jeví jako naléhavý, je zároveň nejdůležitější. Projektový manažer pomáhá určit, co má největší dopad na výsledek a co může počkat.
Projektový plán navíc nemůže být strnulý. V průběhu spolupráce se mohou změnit priority, dostupnost lidí, obchodní podmínky, technické možnosti nebo dosavadní výsledky.
Důležité je změnu včas zachytit, vyhodnotit její dopad a promítnout ji do dalšího postupu.
Odevzdáním práce projekt často nekončí
Spuštěním kampaně, zveřejněním webu, publikací článku nebo předáním strategie často začíná další důležitá fáze.
Výsledky je potřeba sledovat, vyhodnocovat a podle získaných dat upravovat další postup. Projektový manažer zajišťuje, aby bylo jasné:
- co se bude vyhodnocovat,
- kdo dodá potřebná data,
- kdo výsledky posoudí,
- jak se závěry promítnou do dalších kroků.
Projektové řízení tak pokračuje i ve chvíli, kdy už pracujeme s reálnými výsledky a hledáme možnosti dalšího zlepšení.
Co projektové řízení přináší klientovi
Z pohledu klienta přináší projektové řízení především jedno kontaktní místo, větší přehled a méně každodenní operativy.
Klient má člověka, který koordinuje tým, sleduje průběh spolupráce a včas upozorňuje na rozhodnutí, rizika nebo podklady potřebné pro další postup.
Dobře nastavené projektové řízení pomáhá:
Omezit předělávky
Omezit počet předělávek.
Neztrácet informace
Snížit riziko ztracených informací.
Zrychlit rozhodování
Zrychlit rozhodování.
Kontrolovat termíny a rozpočet
Lépe kontrolovat termíny a rozpočet.
Využívat čas specialistů
Efektivněji využívat čas specialistů.
Zachytit rizika a blokace
Včas zachytit rizika a blokace.
Dobře řízený projekt přitom nemusí působit dramaticky. Právě naopak. Pokud vše funguje správně, řada komplikací se vyřeší dříve, než je klient vůbec pocítí.
Jak projektové řízení vnímám po roce ve Freelance Core
Z mé zkušenosti je kvalitní projektové řízení důležitým spojovacím článkem mezi klientem a jednotlivými specialisty.
Jeho přínos není vidět v množství tabulek, zápisů nebo statusů. Je vidět v otázkách, které se vyjasnily včas, v dostupných podkladech, správně rozdělených odpovědnostech a plynulejším průběhu celé spolupráce.
Ve Freelance Core nepoužíváme jednu striktní šablonu pro všechny projekty. Způsob řízení přizpůsobujeme typu projektu, zapojenému týmu i potřebám klienta.
Cíl ale zůstává stejný: propojit klienta a jednotlivé odbornosti tak, aby společně směřovali k výsledku, kvůli kterému projekt vznikl.
Projektové řízení ve Freelance Core
Propojujeme klienta a jednotlivé odbornosti tak, aby společně směřovali k výsledku, kvůli kterému projekt vznikl.
Kontaktujte nás